ExcelMail應用簡介三(如何確保大量批次寄信資料的正確性與安全性？以五專分區聯合免試報名作業處裡範例)

為什麼會想寫這篇文章？因為最近又收到上級單位來函要求保護學生個資的公函，大概是因為最近又爆發學校幫學生集體報名考試，不慎將大筆學生個資洩漏的情況，所以教育局再次發函提醒基層的業務單位。

 

 

資料數位化帶來大量的便利性，例如學籍資料沒有數位化之前，畢業學生要回校補辦畢業證書，註冊組要從存放紙本學籍檔案室調出學生的資料，要耗費不少時間，學籍數位化之後，承辦人只要動動鍵盤滑鼠就可以完成。但凡事很難只有利而沒有弊，學籍資料數位化之後使用上很便利，但是資料安全管理沒有做好，一個隨身碟就把所有資料帶走，而紙本的學籍資料使用上是不便又佔據大量空間，但也是因為這樣的缺點，想拿的人會考慮成本。但這不是說數位化是錯的，現代化的社會數位化是利大於弊的必然發展，學校單位會出現個資外洩的事故，絕大部分是承辦者看待個資數據的心態，現在是數據時代，數據已經變成有價的東西，尤其是個人資料。有價值就會引來覬覦，所以保管資料的人要有一種態度，你保管的不只是數據，而是有價的財產。

以我擔任教務處試務組工作為例，就屬於經常會接觸到大量學生個資的單位，也常需要傳遞大量學生的個資。現在各種考試入學報名，大部分承辦的委員會都要求學校以集體報名方式辦理，所以辦理學生集體報名的業務承辦人只要處理不慎，可能就會面臨大量個資外洩的問題。一旦個資外洩，後續的處理就是一場災難。

所以在我工作過程中，我會同時關注學生報名資料的正確性與安全性，為什麼會想要開發ExcelMail這個工具，其中一個目的是希望資料能夠直接給當事者，避免透過第三者轉達造成資料外洩的疑慮。在前面兩篇文章我們說明如何利用ExcelMail大量寄送個別收件者的信件內容與檔案，我們看到利用ExcelMail的便利性，但是便利之餘也存在一些安全性風險，常遇到的就是寄錯收件對象，寄出去的電子郵件如潑出去的水，萬一這情況又發生在信件中有學生的個資，事情就會變得很難處哩，弄不好說不一定還會被告，所以一定要避免這樣的情況發生。

 

我以今年五專分區聯合免試報名作業為例，以往五專報名作業流程包括兩部分實體紙本報名資料與報名費的收取，及學生報名資料電子檔案的建立與上傳。今年因為三級警戒的關係學生沒有辦法到校，原本預計發給學生檢核的紙本個人五專報名資料，只能轉成電子檔透過網路方式傳遞讓學生進行檢核確認，ExcelMail恰好能派上用場。

另外因為五專報名除了填寫網路資料還要繳交紙本的報名表，往年學生紙本報名表收回來後要耗費大量的時間去逐一檢查學生的報名表手寫的資料是否正確，如果有錯還要請學生修改簽名蓋章，經常要來回好多次。但是今年因為疫情的緣故沒辦法讓讓學生回校，所以紙本報名表如果有錯要修改是一件麻煩的事，所以釜底抽薪的做法就是不讓學生手寫報名表，幫學生將報名表套印好存成PDF檔案，寄給學生檢核如果沒有錯請學生自己印出來給家長簽名，學生若發現報名表資料有錯，請他們回電子郵件給我，再幫他修正之後產生新的報名表PDF再寄給他。

在上述我們作業的過程中有多次的資料傳遞，我關注的有兩個重點：一、如何將資料正確的傳給正確的收件者？二、如何保護寄出的資料不被不相干的人拿走？

針對第一點：要避免這種情況發生，只單靠在大量寄信之前寄件者細心人工檢查是不夠的，很難保證不會出錯，我自己就出過幾次這樣的錯誤，後來我採取的是透過程式進行資料比對，無法用程式比對的資料再用人工檢覈。所以降低採用人工檢覈的情況，就要想辦法將寄給學生的資料儘量做成可用程式比對的型態。

以寄給學生五專報名表PDF檔為例，我的作法是先建立學生的基本資料與報名學校志願Excel工作表

，然後以上面的Excel工作表為Word/[郵件]的收件者來源資料，修改委員會提供的報名表Word檔案為合併列印檔案樣版。

(關於上述兩個檔案的範例歡迎來信索取quiz_cssh@mail.cssh.ntpc.edu.tw)

執行合併以產生所有登記報名五專學生的報名表在一個WORD檔，再利用WORD程式提供轉存成PDF檔案。

因為要將每個學生的報名表個別寄給學生，所以必須將已經轉成PDF的全部學生報名表PDF檔進行分割成一個人一個檔，網路上有很多免費的分割PDF檔案的軟體，我是使用PDFill這套軟體，有興趣可以到他們的官方網站下載https://www.pdfill.com/，PDFill這套軟體提供一個PDFill FREE PDF Tools，裡面有蠻多好用的處理PDF檔案的小工具。這裡我們按下表單上[2.Split or Reorder Page ]這個按鈕來分割報名表的PDF檔。

按下[2.Split or Reorder Page] 選擇要分割的PDF檔案。

設定分割PDF檔的參數，設定下圖紅色框起來的兩個參數，整個北區報名表PDF檔共有68頁，程式不會呈現要自己打開PDF檔看它共有幾頁，全部68頁都是分割的對象，所以設定Split Pages From 1 To 68，再來因為每個學生的報名表是正反兩面，所以要每2頁分割為一個檔案，所以設定Extract Pages As Separate Files Pages 2 。

設定好按下[Save As…]，選擇存檔的目錄與檔名的開頭，因為按照我們的設定總共會產生34個PDF檔案，程式會自動編號存檔。我們在檔案名稱輸入S，按下[存檔]完成分割之後，程式會打開存檔的資料夾，就可以看到S_Part_1、S_Part_2、S_Part_3…….。

。

這樣的檔名排列順序會和我們作為合併列印資料來源的Excel工作表資料中的資料順序一樣，所以將這個工作表的班級、座號、身分證統一證號與學生姓名等四個欄位複製到新的工作表，注意資料的順序不要異動(以免我們要對應的學生報名表檔案目錄與學生資料對不齊)，用此新的工作表來做為ExcelMail的寄件通訊錄資料。

接下來我們要在工作表上加入學生的電子郵地址資料，前面j文章我們示範建立學生電子郵件帳號，我們以上面的範例作為電子郵件地址的資料來源，如何快速的將報名學生的工作表加上學生的電子郵件地址資料？我是利用[資料處裡過濾增益]\[正規比對資料過濾]\[工作表資料擷取]

在[工作表資料擷取]表單進行擷取參數設定，先在工作表[五專聯合免試報名名單]的E1輸入"電子郵件"作為標題，我們要把擷取出來的電子郵件寫到這個欄位，然後將工作表上"班級"、"座號"這兩欄的資料選取作為[進行比對的條件範圍]這項的參數資料。

再選取工作表E欄作為[進行資料寫入的欄位]這項的參數資料

切換到[9年級電子郵件]工作表，一樣選取"班級"、"座號"這兩欄資料作為表單[資料比對範圍]的參數範圍

接下來選擇[9年級電子郵件]工作表的E欄作為[擷取資料的欄位或寫入的資料(以#為開頭)]的參數

設定參數後按下[確定]即可再[五專聯合免試報名名單]工作表上E欄電子郵件的寫入符合"班級"、"座號"的電子郵件地址資料。

建立好收件者的電子郵件地址資料，接下來要將我製作好的學生五專報名表PDF檔案設定為郵件的附加檔，首先我們要先對檔案名稱做更改，像S_Part_1.pdf這樣的檔名不容易辨識，所以打算將報名表檔名更改為學生的班級+座號+學生姓名.pdf，例如[五專聯合免試報名名單]工作表上第1位學生是901班01號漢宏林，我們把S_Part_1.pdf改成90101漢宏林.pdf，這樣我們要打開檢覈報名表是否有寄錯會比較方便。如何快速完成更改檔案的名稱的作業？我在[資料處裡過濾增益]\[WORD表單統計工]設計幾個處裡檔案目錄的功能，以下依序說明如何利用這幾個功能來完成批次檔案名稱修改的作業。

首先我們要利用[讀取檔案目錄資料]將檔案目錄資料寫入工作表，先在[五專聯合免試報名名單]工作表上選取資料格H2，這個動作是讓程式將讀取的目錄資料依序寫入H2、H3、H4….，將[檔案類型]切換到PDF檔案類。

按下[讀取檔案]開啟報名表PDF檔案所在目錄，將所有報名檔案依序選取，然後按下[開啟]

[資料處裡過濾增益集]會將選取的PDF檔案完整的目錄位置依序寫入工作表

接下來我們要利用[資料處裡過濾增益]\[WORD表單統計工]\[更改檔案名稱]來進行檔案名稱的批次更改，首先我們將工作表A、B與D欄複製至I、J與K欄，利用[資料處裡過濾增益]\[資料型態轉換]\[資料格以字串形式合併]將三個欄位資料合併。

然後選取L欄複製再以選擇性貼上，選取以值貼回L欄，然後刪除I、J與K欄，讓H欄pdf檔案目錄資料與I欄班級座號姓名資料相鄰。

接下來我們再將I欄班級座號姓名每筆資料前面加上"D:\工作目錄\ExcelMail範例\"字串，後面加上".pdf"字串。可以用公式處裡，我直接利用[資料處裡過濾增益]\[正規比對資料過濾]\[工作表資料內容處理]

將I欄班級座號姓名每筆資料選取，點選[工作表資料內容處理]表單中[資料處理範圍]的[選取]按鈕將選取的工作表資料範圍設定為[資料處裡範圍]，同樣也選取設定為[資料處理後寫入的欄位]，這樣處理完的資料直接會覆蓋原來的資料，接著在[加在資料前的字串]輸入"D:\工作目錄\ExcelMail範例\"，在[加在資料後的字串]輸入".pdf”，再按下[確定]。

即可產生要變更的新檔名資料。

接下來將H欄與I欄檔名資料範圍選取，按下[資料處裡過濾增益]\[WORD表單統計工]\[更改檔案名稱]即可批次更改檔名。

程式會提醒使用者如果更改將無法直接復原，按[是]即執行更改。打開原來放報名表的目錄發現，原本的檔名都被修改為班級座號姓名.pdf 。

接下來我們只要將I欄的資料作為ExcelMail寄信的附件資料[請參考ExcelMail應用簡介二(教育會考成績單PDF電子檔寄送範例)]來源即可。但是這個檔案含有學生個人的資料，所以我通常會把檔案加密多個保險，預防寄錯對象。因為用word轉換產生的pdf檔案分割之後，要以pdf進行批次加密有點麻煩，word2019可以讓使用者再轉換成pdf時輸入密碼，PDFill也可以讓我們進行pdf加密，但是目前都要逐一的個別檔案加密，而且我們每次寄信的檔案不一定是pdf檔，所以我直接利用免費的7-zip進行檔案壓縮並加密，7-zip提供用以命令列輸入指令方式壓縮加密的功能，我把利用7-zip壓縮解密的功能寫到[資料處裡過濾增益]\[特殊操作]\[利用7z批次建立縮檔]，要使用這個功能必須先安裝7-zip，使用可以到7-zip的7-Zip 繁體中文版官方網站下載，下載安裝之後。點選[資料處裡過濾增益]\[特殊操作]\[利用7-Zip批次處理壓縮檔]。

第一次啟用這個功能，要在程式表單中[指定7-Zip壓縮程式所在目錄]設定7-Zip執行檔目錄位置。

按下[瀏覽]尋找7-Zip安裝的目錄。

接下來我們要建立加密的zip檔，只要在範例工作表中I欄的下一欄J輸入每一筆檔檔要設定的密碼即可，每個學生應該知道他自己的身分證字號，我們就用這個當作密碼，我們將範例工作表C欄的資料複製貼到J欄。(範例中的示範的身分證字號是隨機產生非真的身分證字號)

接下來選取I、J兩欄中的資料區域，將區域指定為[7-Zip處理檔案目錄資料範圍]的範圍

設定好後按下[確定]，程式執行完後打開學生報名pdf檔所在的目錄，會看到與pdf檔案相同的zip壓縮檔。

試著打開其中一個壓縮檔，確定輸入該學生的身分證字號是可以開啟檔案即可確定產生的檔案是正確的壓縮檔。

我們只要再利用[資料處裡過濾增益]\[WORD表單統計工]\[讀取檔案目錄資料]將壓縮檔的目錄資料讀取到工作表及可，為了避免寄出的檔案被修改產生爭議，我們可以將壓縮檔的md5碼也寄給學生，要產生md5碼只要將[讀取檔案目錄]表單上[建立檔案MD5碼]設定勾選，再讀取檔案即可。

最後只要按照ExcelMail應用簡介一(使用Gmail帳號進行Excel工作表資料批次寄送範例)與ExcelMail應用簡介二(教育會考成績單PDF電子檔寄送範例)這兩篇文章的操作，即可將信件寄給學生，記得信件中提醒學生請用自己的身分證字號為密碼解壓縮檔案。

結語：以上是我在今年的五專聯合免試報名作業的報名表檔案透過ExcelMail寄送時所作的相關處理流程與大家分享，寫得有些瑣碎，最後把我有應用的相關軟體應用整理如下，希望對相關的同行有所幫助。

a.利用google表單的應用來進行資料調查與反饋。(例如信件資電子郵件地址的蒐集與信件收件狀況調查)

b.利用「資料處裡過濾增益集」裡的資料擷取功能來降低資料對應出錯的機率。

c.利用office word 產生自動化文件資料並轉成pdf格式檔案。

e.利用「資料處裡過濾增益集」裡的檔案目錄功能來更改檔案名稱，再利用資料擷取功能降低資料對應出錯的機率。

f.利用「資料處裡過濾增益集」裡的使用7z批次壓縮功能來進行檔案壓縮與加密(避免檔案太大，大量)

ExcelMail應用簡介二(教育會考成績單PDF電子檔寄送範例)

因為疫情的關係，學校很多與學生相關的事務處理只能改為線上處理，例如畢業生的升學報名作業與考試成績單的發放，這次國中教育會考除了紙本成績單，心測中心還提供學生紙本成績單的PDF格式的電子檔，讓學校可以先把電子檔給學生，紙本等疫情穩定之後再請學生回來領。

這個想法是不錯，但是實務上學校如何在顧及資訊安全下傳給學生是一個挑戰，雖然每個學生的會考成績pdf檔心測中心都額外加上密碼保護，但是以資訊安全而言還是不適合大喇喇的放在網路上讓學生自行下載。

所以我是利用ExcelMail進行學生成績檔案的批次寄送，以下說明我的整個流程步驟。

1.首先蒐集九年級學生的電子郵件，拜這陣子遠端上課所賜，以新北市的學生應該都用過校務行政系統，新北市教育雲提供學生一個以校務行政系統帳號為帳號名稱的gmail郵件帳號，所以只要以公務需求請資訊組長協助提供全校九年級學生的校務行政系統帳號即可。(取得學生的自訂帳號大概像以下這個樣子，這個是示範自訂帳號資料不是真實資料，但是這不是學生的電子郵件地址，以新北教育雲所提供的gmail帳號格式是學生的自訂帳號+@apps.ntpc.edu.tw，所以還要將自訂帳號資料進行處理)

要自訂帳號資料加上@apps.ntpc.edu.tw字串可以用公式去完成，我是習慣直接用[資料處理過濾增益集]處理，這樣就建立好學生的電子郵件資料。

2.接下來要建立成績單檔案的目錄資料，也就是我們要建立電子郵件的附件檔案的目錄位址，我們在學生帳號的工作表新增一欄標題為"成績檔"，然後建立要寄成績檔案目錄資料。

假設心測中心給的學生成績檔名是以報名時的班級+座號，那麼901班01號的成績檔名為90101.pdf，我們預先在d磁碟區建立1個名為"會考成績"的目錄，再將所有學生的會考成績檔案集中放到該目錄，那麼901班01號學生成績檔的目錄就是d:\會考成績\90101.pdf，所以我們在"成績檔:"這個欄位建立每一位學生的成績檔案目錄資料可以這樣做，先把工作表上班級、座號這兩欄資料複製到I、J這兩空白的欄位上，在H2資料格輸入d:\會考成績\，在K2資料格輸入.pdf,然後在L2資料格輸入=CONCAT(H2:K2)。

接下來分別用自動填滿(將滑鼠游標移到資料格右下角，游標符號變十字連按滑鼠左鍵兩次即可快速自動填滿)將H、K、L填滿資料，完成目錄資料建立。

然後將L欄目錄資料複製，以值的選擇性貼到"成績檔"欄位，這樣就完成我們要寄信的成績檔附件資料。

，接下來我們就用ExcelMail進行寄件的步驟說明：

1.首先要選擇一個可以大量轉信的郵件伺服器，因為我要寄給全部學生一次要寄出400封，免費的郵件帳號的郵件伺服器通常會有所限制，以避免使用者濫發廣告信，所以我沒有使用gmail，而是與學校的資訊組協調，請資訊組設定學校的郵件伺服器允許轉發學校的辦公室電腦寄出的大量信件。

2.打開上述已建立的學生郵件資料Excel檔案，啟動ExcelMail增益集，登入郵件帳號密碼，開啟ExcelMail的主程式畫面，選擇收件者姓名、E-Mail地址、信件主旨與內容等，最後附加檔部分要選取我們建立好的成績檔案的目錄資料。

3.注意!!!選完[附加檔案]後，還要勾選[批次對應附加檔案]，如果沒勾選此設定，則所有學生都會收到全部學生的成績檔。勾完設定之後，程式會要求重新輸入名稱已便與原來的作區別。

我們輸入一個新名稱"會考成績"，[附加檔案]的設定會變成下圖所示，這樣每位收件者只會收到自己的成績檔

4.設定好之後，還是建議先[測試寄信]不要直接[開始寄信]，測試幾封確定沒有問題再正式寄出，我們測試5封看看結果如何？發現我們帳號收到5封帶有附件且主旨為會考成績單的信件。

打開第5封看看收件者是不是正確？附件檔案是否為正確？正確就可以開始寄信!

本文僅簡單介紹如何大量分別寄出每位收件者個人的檔案資料，ExcelMail更進階的功能，後續再做介紹!

ExcelMail應用簡介一(使用Gmail帳號進行Excel工作表資料批次寄送範例)

ExcelMail是甚麼樣的軟體？

ExcelMail是一個Excel的增益集，它能讓使用者直接在Excel中利用已建立好的電子郵件資料Excel工作表，進行寄送電子郵件的工作。

ExcelMail與其他常用的通用寄送郵件軟體(如gmail或outlook)有何不同？如果我們要傳遞的是公告統一的訊息，每一個收件者的內容都一樣，其實只要建立好通訊錄(郵件地址)讓郵件軟體依照通訊錄一次寄信即可，這個寄信的動作一般的郵件軟體就可以完成，但是如果要寄送的信件內容是針對個別收件者的，使用一般的通用郵件軟體就有點麻煩，除了一封封的個別寄信外，除非使用外掛的功能，例如gmail就有人開發外掛的類似的app，但不是所有郵件軟體都有這樣的外掛。所以使用者最後通常就是一封一封的寄，這樣處裡除了很耗時間，最怕是寄錯對象，尤其當收件者很多時，這個不是一個好的解決方式。

因為程式設計者在學校服務經常需要大量寄信給老師或學生個別收資料，所以才開發ExcelMail這個程式。以下用一個範例簡單介紹如何利用ExcelMail一次快速的寄出不同內容給不同收件者。

學校老師常用Excel來處理成績，一般處理完的成績要通知學生，通常除了印出來紙本給學生外，不然就是檔案公告，尤其現在line這種通訊軟體很方便，老師只要按一下檔案就出去了，但是學生或家長收到的通常是全部學生的成績單，這樣情況有利有弊，利弊在這裡就不多做討論。

為了避免傳遞學生成績的時候連其他人的成績也洩漏，我們可以透過這個增益集快速的寄給學生個人，也不需要再針對成績表進行刪除分割的作業。

舉例以下是一次小考的成績，我們只要在成績工作表上新增一個電子郵件的資料欄位，並將每位學生的電子郵件資料對應輸入到這個工作表上，那麼便可利用ExcelMail增益集的進行寄信。

首先到增益集工坊註冊一個帳號，收信啟動帳號已註冊的帳號密碼登入增益集工坊，在網路資料櫃找到ExcelMail下載的連結，注意請下載安裝正確的版本，建議使用的Excel必須是2010以後的版本，另外32位元版本的Excel只能安裝32位元版本的ExcelMail ，64位元版本的Excel只能安裝64位元版本的ExcelMail 。

下載後解壓縮執行setup進行安裝的程序

安裝前先將所有打開的Excel程式關閉，安裝時請不要變更安裝預設的資料夾目錄。

安裝完成後打開Excel程式，點選在工具列上[增益集]

會新增[寄送電子郵件]按鈕

點選[寄送電子郵件]按鈕，啟動ExcelMail出現以下輸入郵件帳號密碼的表單，代表已經安裝成功。

注意!!!要使用ExcelMail必須要有可使用outlook之類郵件軟體寄信的郵件帳號，部分免費的電子郵件帳號或學校提供的電子郵件帳號不允許使用outlook之郵件軟體收發信，只能透過瀏覽器連上郵件伺服器進行寄信，這樣的帳號是沒辦法使用ExcelMail寄信。

請參考所自己申請的郵件帳號的相關設定進行帳號密碼與伺服器設定，郵件服務商會有詳細說明。這裡我就以常用的gmail為例，現在如果直接輸入gmail帳號密碼應該無法連線，因為現在gmail有新增一些安全性的設定，google把一些第三方軟體如ExcelMail歸類於低安全性的應用程式，所以預設的gmail帳號安全設定是無法使用，必須將gmail帳號的安全設定進行修改，修改低安全性應用程式存取權的設定，同意可以使用google認定的低安全性應用程式。

但是如果您的google帳號是已經啟用兩步驟驗證功能的帳戶，就無法無法直接使用這項設定。這類帳戶必須使用應用程式專用密碼，才能存取安全性較低的應用程式設定，像我的帳號就已經啟用兩步驟驗證功能，所以我只能設定應用程式的專屬密碼，以下簡單說明設定的步驟：

1.登入google帳號，執行[管理你的google帳戶]

2.在帳戶首頁點選左列[安全性]的選項

3.在[安全性]頁面，找到[登入Google]區塊中的[應用程式密碼]

點選後google會要求再次輸入密碼，才能進行設定

4.密碼輸入後進入[應用程式密碼]。

因為我們要使用gmail服務，所以[選取應用程式]選擇[郵件]。

我要在pc上使用，所以[選取裝置]選擇[windows 電腦]。

5.設定之後按下[產生]

6.產生一組16位的密碼，這16位的密碼就是可以讓我們使用ExcelMail登入gmail的密碼

完成上述的設定我們就可以用ExcelMail登入我們的gmail帳號寄信，以下我們簡單示範如何利用ExcelMail批次將學生的小考成績寄給每一位學生，每位學生只會看到自己的成績。步驟如下：

1.打開上述的成績範例檔，注意ExcelMail設計之初為避免寄信寄錯對象，所以是會鎖定使用的工作表，如果要寄信的對象不在同一工作表，請匯整在同一個Excel工作表上。

2.點選Excel程式工作列[增益集]/[寄送電子郵件]叫出ExcelMail郵件帳號登入表單，表單預設的smtp與pop3伺服器是中華電信的郵件伺服器設定，ExcelMail的設定檔預設幾個常用的郵件伺服器設定，因為我要使用gmail所以點選右邊的下拉選單選擇gmail。

2.在郵件帳號輸入gmail的帳號，密碼要輸入所設定的16位密碼才能登入，另外gmail使用smtp寄信必須ssl認證，且要採用ssl才能登入pop3，所以必須將[smtp需要認證]、[smtp使用ssl]、[使用ssl登入pop3]都打勾，[記憶帳號密碼]打勾會在把密碼記錄在工作簿上，但是注意這樣可能會有密碼洩漏的疑慮，如果要這樣設定建議工作簿最好加密存檔。

3.按下表單[確定]鈕進行登入，成功後會出現ExcelMail的主程式表單，依序選擇寄件入者姓名與郵件地址，選擇收件者姓名的方式，就是在工作表中用滑鼠直接將姓名資料選取，再按下ExcelMail主程式表單收件者姓名欄位對應的[選取]按鈕，然後在[請輸入收件者選取區的名稱]對話表單中輸入名稱按下確定。

選好收件者姓名後再選取收件者郵件地址，只要選取工作表上郵件地址所在資料欄位任何資料格，再按下收件者E-Mail地址欄位的[選取]按鈕即可，ExcelMail程式會自動檢核對應收件者姓名，注意程式不會檢查郵件地址是否是正確可用。

4.接下來依序輸入信件主旨或信件前文，本文主要介紹如何將工作表上學生個別成績寄給他，所以其他的功能我們暫時跳過，接下來只要將工作表上全部學生的成績選取起來，ExcelMail主程式工作表上[插入選取資料]欄位按下[選取]，接下來要勾選最下方[批次對應插入選取資料]，注意!!!這個沒勾每個學生會收到全部同學的成績。

5.接下來建議先測試寄信，預防萬一信件資料有誤，點選主程式上[測試寄信]按鈕進行測試寄信，程式會依序出現以下的對話表單。

輸入要寄幾封測試信，預設是1封，這裡我示範寄5封。

寄出信件中的工作表資料是學生的成績，如果沒有欄位的抬頭(標題列)可能學生看不懂，所以我們選[是]

選擇哪一列作為欄位抬頭(標題列)，在範例的工作表是第1列，所以我們用預設值即可!

按下[確定]，程式便開始寄信，完成後程式表單下方會出現寄信完成的訊息!

因為測試信是寄到我們自己的電子郵件地址，接下來到gmail看一下結果

在gmail中我們看到有五封自己寄的信，打開其中一封看看，內容是正確的，這樣就可以執行正式寄信的動作。

ExcelMail3.2免費教育版與資料處理過濾增益集5.1發佈提供下載

程式版本	md5
資料處理過濾增益集5.1(64位元版)	f12aa01e1758018d8161373f5c9b2f4e
資料處理過濾增益集5.1(32位元版)	17bcac30ee5d7b4dd20d250328d49ee3
ExcelMail3.2免費教育版(64位元版)	8bb1a828323173ab42aa6cdabebbedba
ExcelMail3.2免費教育版(32位元版)	bedb57cca2e358b1d511b92d1fe05807

請至增益集工坊下載

ExcelMail3.1進階建立收件者資料範圍(群組)的方法

ExcelMail除了直接選取收信者名單建立收件者資料範圍(群組)外，亦提供進階篩選建立收件者資料範圍(群組)之功能。舉例我們有以下學生複習考之工作表資料，然後我們要建立一個不及格成績收件者資料範圍(群組)。
 

可以依照下列步驟建立收件者資料範圍(群組)。

1.    點選[啟動篩選]

2.    在[選取符合篩選條件的收件者]表單，進行設定。

3.    在工作表中選取收件者姓名資料範圍，點選[收件者姓名]右側之[選取]按鈕。

4.    指定要進行篩選的資料欄位，程式會以姓名所對應之該資料欄位進行篩選，我們要篩選出英文不及格的學生，所以我們選取english這一欄。

5.    指定email對應的欄位，在這個範例email是在A欄

6.    這個功能提供兩種篩選方式，一個是正規比對篩選的方式，一個是數值比對篩選的方式，預設是採正規比對方式，以本範例篩選英語不及格者，我們可以在表單中[以正規表示法比對]輸入^[0-5]，此語法代表篩選第1個數字是0,1,2,3,4,5的值。

7.    輸入篩選語法後，其它參數先用預設值，直接按下表單下方[執行篩選]按鈕，篩選的結果如下，可以看到有兩位學生被篩選出來。然後在[輸入儲存範圍名稱]輸入收件者資料範圍(群組)名稱，然後再點選[儲存]鈕即可建立收件者資料範圍(群組)。

8.    如果希望採用數值篩選，請取消[用正規表示法比對]的勾選

在[數值比對以x代表資料格的值]輸入x<60。

9.    如果使用預設的儲存篩選資料範圍，則程式載入收件者資料時是依篩選時所得之資料位置，但篩選資料有所變動，例如英文不及格人數變動，並不會自動重新篩選，如果希望篩選資料變動時，程式能自動重新執行篩選規則，則必須勾選[以篩選規則儲存]則儲存篩選範圍的時候，會以篩選規則儲存，而非篩選結果位置儲存，當選取收件者資料範圍(群組)時會再自動重新執行篩選，如果資料會有變動，建議勾選此選項。如果勾選[自動篩選有資料範圍]則進行選取收件者資料範圍(群組)時會再自動重新設定選取篩選的資料範圍擴大至所有資料範圍。

在此範例我們在[輸入儲存範圍名稱]輸入”英文不及格學生”， 點選[儲存]鈕，回到程式的主表單，可以看到程式自動帶入篩選的收件者資料。

我們可以嘗試將資料中英文成績進行變更如下

然後重新點選[收件者姓名]與[收件者E-Mail地址]下拉選單，程式便會重新更新篩選的資料內容，將不及格的學生重新篩選出來，以範例而言原本只有兩位不及格，變動之後有四位不及格都在收件者的範圍內。

透過以上的說明步驟我們可以在ExcelMail中建立收件者的群組，最後記得要將工作簿儲存，因為ExcelMail會將篩選的結果暫存於Excel工作簿中，只有將Excel工作簿儲存才會真正儲存於硬碟或儲存裝置中，下次開啟工作簿時才能再使用所篩選的資料。

ExcelMail3.1:如何批次寄送Word信件與PDF信件

利用ExcelMail可以將利用Word軟體建立的信件內容批次對應寄送給不同的收件者，亦可利用Word轉換PDF功能將WORD信件轉換成PDF格式檔案寄出。舉例現在有一個Excel的工作表形式的成績表如下圖，如果單純將Excel工作表寄給學生只要參考(ExcelMail 3.1 如何寄發對應收件者的Excel資料與產生類似合併列印的信件？)按照文中的步驟去做即可。

 

 

但如果我們希望學生收到的是一個word檔案或PDF檔案格式的成績表，我們可以按照以下步驟進行：

1.首先我們先用Word設計一個學生成績表如下表，儲存為score.docx作為我們要寄出之成績表的範本，英文字部分代表對應的Excel的工作表欄位(成績表欄位)。

 

 

2.啟用 ExcelMail ，依照(ExcelMail 3.1 如何寄發對應收件者的Excel資料與產生類似合併列印的信件？)文中的步驟，在主程式表單勾選或輸入各項基本參數。

 

 

3.點選主程式表單功能表的[設定]勾選[啟用批次word信件功能]\[以WORD寄送]即可。

 

4.執行寄信，依程式指引，選擇我們設定的成績檔案的範本。

5.選擇抬頭列(表題列)

6.收件者收到的信件如下，附件檔案程式會自動加上收件者姓名以利區別。

 

7.打開附件檔如下。

 

 

8.如果要寄成PDF的格式只要主程式表單功能表的[設定]勾選[啟用批次word信件功能]\[以PDF寄送]執行寄信，重複步驟4-5設即可。

 

 

9.收件者收到的信件如下，附件檔案程式會自動儲存為PDF格式並加上收件者姓名以利區別。

 

 

10.PDF件內容如下

 

ExcelMail3.1:如何批次寄送不同的附加檔案？

 
1.必須建立對應收件者的檔案目錄資料(如下圖)

2.在資料表先選取附件檔案目錄資料，再點選ExcelMail表單中[附加檔案]對應的[選取]按鈕，然後在[請輸入附加檔案選取區域的名稱]對話框中，輸入區域名稱。



3.如果只執行到上述步驟，則寄出信件時每位收件者會收到6個附加檔，這不是我們要的。我們要每位收件者只收到對應的附加檔案，要達到此目的，必須再做一個設定：勾選主程式表單下方[批次對應附加檔案]這個設定。勾選此設定，程式會要求重新再設定一次區域名稱，一樣再輸入一次名稱。程式會主動進行收件者與附件檔案的資料對應。



4.完成如下圖之設定，即可將附件檔案分別寄至收件者。


5.如果要快速建立附件檔案目錄資料，建議可以使用[資料處理過濾增益集]中的[WORD表單統計工具]\[讀取檔案目錄資料]功能，可以快速建立目錄資料。



6. ExcelMail所寄的附件檔案如果是中文檔名，不得超過12個中文字否則會出現亂碼錯誤。

ExcelMail 3.1 如何寄發對應收件者的Excel資料與產生類似合併列印的信件？

壹、從前文(ExcelMail 3.1 如何寄發一般電子郵件？)我們已經知道如何將Excel表格資料插入信件內容中寄給收件者，但如果我們希望收件者只收取到他本人對應的Excel資料(例如下圖公司的薪資表)，在ExcelMail中應該如何設定？

1.重複前文在信件內容加入Excel資料表的步驟，將薪資內容範圍選取，點選主程式表單上的[插入選取資料]對應之[選取]按鈕，在[請輸入插入資料選取區域的名稱]對話框中輸入區域名稱(如下圖，設定區域名稱為”薪資表總表”)。



2.然後在主程式表單下方勾選[批次對應插入選取資料]。然後執行測試寄信。



3.因為是寄給個人，如果不加抬頭(標題)，收件者可能無法了解資料的內容，所以在[加入欄位抬頭]對話框選擇[是]。



4.程式會詢問指定那一列為欄位抬頭，一般都是第一列，所以輸入預設值1即可。



5.收件者收到的內容如下圖所示。



以這樣的方式ExcelMail就可以作為薪資單的寄送系統。

貳、如何產生類似合併列印的信件？Word合併列印的功能可以將表格資料套至文件中特定的位置，以產生不同內容的文件，在ExcelMail中所提供[批次取代前文]的功能，一樣可以產生類似合併列印的功能，使每一位收件者收到的信件內容均不相同。
1.舉例我們要將收件者的名字合併至信件內容中，讓每一封信件內容對應不同的收件者，只要將抬頭(標題)內容放置信件中，如下圖中姓名的標題為name，我們只要在[信件前文內容]加入name這個字。



2.接下來設定ExcelMail [批次取代前文]的功能，選取要合併的Excel資料，點選[批次取代前文]對應的[選取]按鈕，在[請輸入批次取代資料選取區域的名稱]輸入對話框輸入區域名稱(如下圖)

 

3.完成設定(如下圖)，這樣在寄信過程中程式會自動將對應的姓名資料替代name這個字。

4.寄信的過程中，程式會詢問要替代的抬頭(標題)是那一列，通常都是第一列。



5.寄出的信件內容如下，name被對應的姓名資料取代了，就達到如同合併列印一樣的效果。

ExcelMail 3.1 如何寄發一般電子郵件？

         1.打開Excel程式，先建立收件者姓名與電子郵件地址資料，姓名一欄、電子郵件地址一欄，如下圖。

2.點選功能區[增益集]\[寄送電子郵件]

3.登入帳號如下圖


如果SMTP寄信需要認證請勾選[smtp需要認證]，如果要將登入的帳號密碼儲存在Excel檔案中，則勾選[記憶帳號密碼]。
4.登入成功後進入程式主畫面(如下圖)m



依序輸入[寄件者姓名]，選取工作表中[收件者姓名]資料欄位。



5.再點選程式主表單中[收件者姓名]對應之[選取]按鈕，依提示輸入收件者選取區的名稱，按下輸入表單的[確定]按鈕，即可建立收件者的資料。(如下圖)

建立後使用者可以透過[收件者姓名:]對應的下拉選單，找到收件者的資料，如果使用者要連續選擇收件者，請在選取範圍訊息表單，按[是]按鈕(如下圖)，則可以連續執行選取收件者姓名的資料，儲存在同一個選取區名稱。


6.選取收件者姓名後，再選擇[收件者E-MAIL地址]的欄位，只要選取該欄位的某一個資料格即可，不用全部選取，程式自動會依照[收件者姓名:]的選取資料對應其Email地址的資料。(如下圖)

按下輸入表單的[確定]按鈕，即可建立收件者的Email地址資料，如下圖



7.完成收件者與電子郵件地址設定後，接下來輸入[信件主旨:]，此部分可以直接在主程式表單中輸入，也可以在與收件者姓名同一個Excel工作表建立一欄對應的信件主旨資料，用選取的方式建立不同的對應主旨，或直接輸入信件主旨。(如下圖)

8.在[信件前文內容]輸入信件內容，接下來我們可以測試信件寄到使用者信箱的內容，按下表單右上角[測試寄信]，在[輸入郵件數]輸入框中輸入測試數目。(如下圖)



測試信件會寄至寄件者本身的信箱，在上述的例子寄件者的信箱eng@addinfactory.com ，打開此信箱看是否收到信件，檢查信件是否正確。(如下圖)



信件正確再按[開始寄信]。

9.如果要在信件中夾帶Excel資料，例如我們要將姓名資料寄給收件者，只要將工作表中姓名資料選取，在點選主程式表單上[插入選取資料]對應之[選取]按鈕，在[請輸入插入資料選取區域的名稱]對話框中輸入區域名稱，即可將選取的信名資料加入信件中。(如下圖)



注意：寄送的資料必須與收件者的資料在同一個工作表上，如果不同工作表將無法執行，使用者可利用夾帶附件的方式進行。且信件格式會以html的格式寄出，而不是純文字。我們執行測試寄信，看結果是否如我們所要，在測試的過程中，會出現[加入欄位抬頭]對話框，是指所寄的Excel資料表是否加上標題列，可以指定某一列為標題列，如果不含標題列請按[否]。(如下圖)



打開我們收到的測試郵件，已經將所要寄的Excel資料以表格放置信件中。(如下圖)

ExcelMail 3.1 郵件帳號設定

郵件帳號設定：
ExcelMail為寄信軟體，使用者必須提供一個可以使用SMTP伺服器寄信的帳號，為避免使用者不負責任濫發廣告信，使用ExcelMail必須提供1個POP3的帳號作為認證，啟用ExcelMail時會出現下圖之登入畫面，程式預設為中華電信的郵件服務。

使用者可以點選[設定]按鈕叫出[設定系統值]表單，進行設定。



SMTP伺服器主機名稱：請輸入您的寄件伺服器名稱或IP

SMTP伺服器連接埠：請輸入您的寄件伺服器服務的埠號，一般預設為25，不同的郵件服務商提供的埠號可能不同，例如
GMAIL的SMTP服務埠號為587。

POP3伺服器主機名稱：請輸入您的收件伺服器名稱或IP，一般郵件服務經常POP3與SMTP會是同一個主機名稱，但也有發信與收信是不同主機名稱，例如GMAIL的SMTP是smtp.gmail.com，POP3是pop.gmail.com 。

POP3伺服器連接埠：請輸入您的收件伺服器服務的埠號，，一般預設為110，不同的郵件服務商提供的埠號可能不同，例如GMAIL的POP3服務埠號為995。

SMTP伺服器主機回應時間：建議使用預設值，不要設太短的時間。

每次聯結最大的寄信量：建議使用預設值，如果設定太多可能被伺服器認定為濫發垃圾信。

信件編輯軟體：可以指定特定的文書編輯軟體，作為信件編輯軟體。

簽名檔：除了寄出是搜尋的網頁內容外，簽名檔內容會加入寄出的每封信件中。

smtp認證：如果使用的SMTP伺服器要求需認證，請勾選此選項。

smtp使用SSL：如果使用的SMTP伺服器使用SSL認證，請勾選此選項，例如GMAIL必須勾選此選項。

pop3使用SSL：如果使用的POP3伺服器使用SSL認證，請勾選此選項，例如GMAIL必須勾選此選項。