如何利用ExcelMail3.0把Excel格式的薪資表內容，分別寄送給薪資所得的個人？

很多小型企業或學校受限於預算並沒有使用專屬的薪資系統，而是利用Excel進行薪資資料的建置，因為人數不多這樣的軟體已經蠻符合需求，而且比較自由不會受限於商業薪資資料庫的限制，現在坊間很多Excel商業應用的書籍都會有會計範例，只要知道一些簡單的會計出納原則，很快可以建立Excel的薪資工作表檔案，再利用Word合併列印的功能可以將每筆的薪資資料列印出來，但是隨著資訊化的普及與環保的要求，紙張的薪資單慢慢被取代為電子薪資單，在Word合併列印的功能是可以將合併的檔案以電子郵件寄至個別之收件者，只要預設使用Outlook(不是作業系統提供的Outlook Express)做為寄信的軟體，即可達到此目的，不過在Word2007中它的功能比較單純是將Word合併後文件的內容轉成電子郵件，以Outlook2007寄給收件者，無法附加個別檔案。

而Excel本來就有與電子郵件結合的功能，但是主要是整個工作表或工作簿的寄送，但是這樣並無法滿足只寄給個人薪資的需求，如果利用ExcelMail可以達成這個目的。

讀者如果不熟悉ExcelMail的操作可以參考以下四篇文章

ExcelMail3.0群組寄信軟體介紹(一):批次寄送個別收信者資料

ExcelMail3.0群組寄信軟體介紹(二):依特定條件建立群組的功能

ExcelMail3.0群組寄信軟體介紹(三):批次寄送附加檔

ExcelMail3.0群組寄信軟體介紹(四):寫一封中式直書的邀請卡給老同學

ExcelMail就是可以把對應每一位收件者的資料內容寄給收件者，每一位收件者只會收到自己的資料而不是全部的資料(參考ExcelMail3.0群組寄信軟體介紹(一):批次寄送個別收信者資料)，但是如果資料欄位眾多的話，像公教的薪資各項資料項目多達二十幾項(保含職級、所得、保費)，如果直接以一列的內容寄給收件者，因為欄位眾多不容易閱讀，最好把它變成一張表格的樣式，這樣收件者要列印保存也比較方便。

如果直接將Excel資料寄出，收件者得到的是下圖一的內容。

(一)

如果我們可以利用ExcelMail進階的功能可以產生像下圖二的內容。

如何產生這樣的結果，ExcelMail這個功能的概念與Word合併列印很像，使用者先產生一份Word的文件，再把Word中特定標記的部分以Excel工作表中的欄位名稱取代，在ExcelMail寄信的過程中，便會進行資料取代產生信件的功能。

例如上面的Excel薪資資料表格式是一位在東部服務的宜真老師所服務學校使用的格式，大致上各校教師的薪資名目大致相同，所以。我們先把圖一的資料表加入一列(如圖三)，此列主要是要放置欄位標記，記得此欄位標記，除了是呈現信件資料所要的內容外，不要與信件其他內容有相同，以免產生錯誤取代。

 

(圖三)

然後再依照所要寄給收件者的欄位資料設計word信件如圖四，設計完存檔作為信件的主要文件。

再來的步驟請參考ExcelMail3.0群組寄信軟體介紹(四):寫一封中式直書的邀請卡給老同學 這篇文章的，執行寄件的步驟，最後收件者收到的信件內容如圖二。

注意:如果希望採pdf附件的方式寄送，office 2007版本尚須安裝(2007 Microsoft Office 增益集：Microsoft 另存 PDF 或 XPS 檔)，然後在ExcelMail程式主表單中勾選『設定』/『啟用批次word信件功能』/『以PDF寄送』，再執行寄信動作!

如何利用『資料處理過濾增益集』在Excel中以資料格的資料長度進行篩選處理

昨天學校同事拿一份要上傳報名考試的學生資料，請我協助處理。上傳的資料必須是ANSI純文字檔，資料的欄位是以資料長度來決定欄位的位置，格式大致如下:

報名序號長度         8個字元

身份證字號長度    10個字元

姓名長度               20個字元

其中前兩欄大致上沒有甚麼問題，因為從學校的資料庫轉出的學生這部分資料，再轉存為ANSI文字檔時，長度是符合的上傳格式的要求，但是姓名的部分就比較麻煩，因為有人的名字是不同的長度，而上傳格式中要求姓名欄位必須以空格補足20個字元，這種要求據同事說以前使用的漢書這種文書軟體很容易完成。但是現在她的電腦已經沒有漢書這套軟體，所以她請我協助是否可以利用Excel產生這樣的文字檔，因為Excel可以將資料庫轉出的檔案轉存成文字檔，再利用WINDOW內建筆記本這種軟體，將檔案轉存為ANSI純文字檔格式。

我們要解決這個問題，比較麻煩的是必須將姓名資料中特殊長度的特別挑出，並且加入空格補足。除了這個問題，我們必須考慮中文編碼的特性，中文姓名常見的資料長度是三個中文字，在ANSI編碼每個中文字是2碼組成，所以三個中文字轉成ANSI時長度是6個字元，如果使用VB6來處理補足長度20的問題，只要加入7個空白鍵即可，因為中文是DBCS(雙位元組字元)，VB6處理中文字串時，雖然中文是雙位元組合，但是VB6的字串處理函數例如Len是把一個中文字當成一個字元來處理，所以只要在中文姓名之後加入7個空白字元即可，整個字串變成是10個DBCS字元，轉成ANSI時空白字元長度變成14字元，再加上原來6個字元即可符合20個字元的要求要求。

知道處理的原理接著的重點，如何在幾百筆的學生資料中找出那些姓名長度不是三個字的，如果利用『資料處理過濾增益集』在Excel中處理應該如何做？

若部分資料如下

李諭琪

廖靚緯

林博晟

林旻安

林樺蝶

林欣慧

林容

林彥國

駱馨

郭儀千

胡閔惠

黃銘亭

黃佳宣

黃哲佳

黃文家

洪芸敏

邱秀儒

邱士瑛

謝茹守

張俊郁

張茹瑰

卓文

陳萍玫

陳暉閔

陳如曄

陳毓儀

蔡治宗

曾珍宜

蘇芳婷

蘇心

蘇怡新

游宏音

吳凡瑋

吳潔欣

魏容傑

王俊昭

舉例我們要挑出姓名是兩個字的學生資料，再加入8個空白字元，可以依以下步驟：

步驟一、點選『正規比對資料過濾』/『工作表資料內容處理』表單

步驟二、點選表單中『資料處理範圍』/『選取』按鈕，將要處理的資料位置選取，在『用來篩選資料處理對象的規則』輸入此正規表示規則 ^\S{2}$            (此篩選的規則是從頭到尾必須是兩個非空白字元)

然後在『加在資料後的字串』輸入8個空白字元，按確定即可達成。為了方便讀者看出處理的結果，我改用輸入7個#來代替。

步驟三：處理結果如下

如果是使用Excel2003，請將改好的Excel檔案另存為CSV檔，再利用筆記本等文字編輯軟體打開，利用全選與取代功能，把 ”與 逗號取代掉，再另存為ANSI的文字檔格式，因為Excel2003再轉存為CSV檔案或TAB鍵分隔的文字檔，會出現自動把字串格式資料加上引號的現象!

ps:另外在『正規比對資料過濾』/『工作表資料篩選』也提供另一種不用正規比對的篩選的方法，取消『用正規表示法比對』設定，在『數值比對以x代表資料格的值』輸入 len(x)=2   (x代表資料格值，len為字串長度函數，此篩選式為篩選資料格長度是2的資料格)

 

互動式簡報真正來臨了!(Mouse Mischief 多滑鼠簡報)

傳統的投影片播放時，只能由主講者來操作，微軟最近推出的一個名為Mouse Mischief 的powerpoint增益集，能夠讓使用者做出可以讓講者和聽眾透過連至講師電腦多隻的滑鼠，共同操作正在播放中的投影片。以下影片為youtube上微軟的示範影片

所需的軟硬體參考微軟網頁上的說明如下

Windows 7 (建議) 與 Windows Vista – 可支援大約 20-25 個滑鼠

處理器

1 GHz 處理器 (雙核或四核)

記憶體

1 GB RAM (x86 型 (32 位元) PC)

2 GB RAM (x64 型 (64 位元) PC)

視訊解析度

1024 x 768 以上

視訊效能

DirectX 9 或更新版本

軟體

Microsoft PowerPoint 2010 (32 位元) 或 Microsoft Office PowerPoint 2007*

Windows XP SP3 – 支援大約五個滑鼠

處理器

1 GHz 處理器

記憶體

1 GB RAM

監視器解析度

800 x 600 以上

軟體

Microsoft PowerPoint 2010 (32 位元) 或 Microsoft Office PowerPoint 2007*

目前的使用遙控器的『即時回饋系統』一個遙控器的價格大約是2000，如果微軟作業系統支援的滑鼠數目可以更多的話，相信這個在教學上可以有很大的發展空間，powerpoint使用很簡單，教師要創造多媒體互動式的教材應該會比較容易!

終於來了!

星期五教學研究會，教務處每個人發一個資料夾，宣佈今年我們要進行校務評鑑，希望老師要進行教學檔案製作，可以用書面也可以用部落格來呈現。

說實在現在這種校務評鑑的方式，只是一種擾民、不切實際、徒增基層學校業務量的活動。一群人要在一天看到學校所有的優缺點，除了書面資料或電子檔案，就是訪談。這樣的方式能夠呈現多少學校真實的狀況？

舉個例子，最近爆發嚴重校園霸凌的國中，不久前還得到以下這麼多獎項：

教育部97年度友善校園 校長傑出首長獎
教育部97年度友善校園 國中卓越學校獎
98年度特教評鑑資優類 優等
98年度人權法治教育績優學校 甲等
品格教育宣導影片「品格樹樹品格－找回孩子的真善美」榮獲98年「全國優良教育影片」
98年榮獲「教育部98年度輔導中輟學生」有功學校
98年度桃園縣一校一特色「品格教育特色學校
96年度教育部表揚為「推動品德教育績優學校」

為什麼會出現這麼諷刺的結果，這和評鑑方式有很大關係，現行的這種評鑑方式有很大的盲點，評鑑者應該會希望看到真實的現況，但是被評鑑者不見得希望呈現真實的狀況，如果採取的方式是有可美化加工的空間，必然會出現這種結果。

現在的社會氛圍，校務評鑑與教師評鑑被認為是提昇教育品質的良方，這可能又是一個迷失概念，大家一直強調現在沒有教師評鑑，所以才有那麼多不適任的教師，所以要對老師與學校進行評鑑，才能改善教育問題、提昇教育品質。其實整個社會一直都在對學校與教師進行評鑑，只是沒有書面報告而已，社區的家長用眼睛觀察、口耳相傳、用腳對學校老師投票，不然怎麼會有所謂的名星學校與名師呢？教授短短一天對學校的評鑑，是否會比住在學區的婆婆媽媽準確，這是個問號？

現在的校務評鑑與教師評鑑跟很多變法改革一樣，有良好的立意卻無合理合乎邏輯的實施方法，最後是恐怕只是徒勞無功!
教學檔案或教學部落格都一樣，如果是教師自發的對於自己教學的省視記錄，的確是一件好事。

但是如果變成應付評鑑不得不做的工作，對於提昇教育品質不見得是一件好事。
想一想如果這個老師如果真的教學能力有問題，他如果還要花時間去做這一些書面或數位的東西，那他花在學生的時間更少了，他目前所教的學生可能從他得到更多的教學品質嗎？這就是盲點!

譬如說現在社會氛圍要求老師必須進修，認為進修才能夠提昇老師的教學品質，理論上應該成立，但實務上其實有些落差。本人卸下資訊組長之後，暑假偶爾會應邀至別的學校擔任資訊課程研習的講師，看到很多教師進修的面向，有些老師是為了提昇自己資訊能力，有些是為了調動需要研習時數，有些是剛好我授課的內容與其取得碩士學位相關，其實老師參與研習的誘因是否真的是為了提昇教學品質，是個問號？
個人的觀察真正能讓老師願意花錢犧牲假期去進修，大多是對於老師有實質經濟效益的學位誘因，在學校現實的狀況，有學位你的薪資才能提昇，有學位在一般社會也會比較被認可，因為我們的社會還是存在”學歷=能力 ”的迷失!

在我那一個年代中小學老師大多選擇留職停薪去唸研究所，在職進修的名額非常少。所以以前學校中會去唸研究所的大部分是沒家累的，不然就是經濟能力許可的，或者志不在當中小學老師的。後來教育部為了鼓勵教師進修，開放大量在職進修的名額，很多大學也大量開設在職專班。這樣的條件配合下來整體的中小學教師的平均學歷大幅提昇，連現在參加教甄的準老師學歷越來越高，博碩士已不在少數，但是教育品質有沒有提昇？

這是有盲點的，想一想一個人一天就是24小時，以中小學老師的授課這麼多的狀況，如果要一邊工作、一邊上課唸書做研究，然後家中還有老幼要照顧，各方面能夠兼顧者究竟是少數，最後要不犧牲自己的健康，不然就是要從其他方面進行取捨，而人性是自私的最後被犧牲的十之八九是公的這一塊!

所以可想而知，教學品質當然不會因為教師努力進修而提昇!

這不能怪老師，一個制度設計沒有考慮人性必然導致失敗，現行的制度教育部並沒有提供中小學教師，像軍警人員一樣留職給薪進修學位，只有留職停薪與在職進修，這是不對的。

如果真正希望鼓勵中小學老師進修提昇教學能力，在制度上要修正。

現在很多中小學教育的政策擬訂與實施，都是教育部委由大學教授研究擬訂，為什麼？

因為現在社會基本認定教授各方面都比中小學教師強，所以明明最了解中小學事務是中小學老師，但是中小學大部分教育政策中小學教師卻是無置喙之地。

而令人覺得矛盾的是；能力如大學教授之強者，服務一定年數，政府還要給薪公假讓教授至國外充電，連教大人的教授都需要這樣充電的過程，為什麼中小學老師不需要？

漫談Excel在資料統計分析的應用

研究所畢業多年後，在學校遇到一些回去唸研究所的同事，拿著SPSS這個軟體來求救。這些同事在忙著寫論文的時候，教授還要他們花很多時間去學一些SPSS、SAS…之類的統計軟體，實在無法負荷，希望我能夠幫忙。

不過我幫不上忙，因為我也沒用過這些大名鼎鼎的統計軟體，我在進行論文數據整理時，其實只用EXCEL處理，並沒有用這些高階的統計軟體去跑資料。一方面那時候在學校使用這些軟體很麻煩，要到計算機中心去排隊，然後軟體又都是原文的，雖然有教授開專門課程教研究生使用，不過那時候已經被論文搞得焦頭爛額，實在也沒有心力再去學這些偉大的統計軟體，而剛好自己的題目用到OFFICE的軟體，對OFFICE有花時間研究，所以直接拿Excel來處理數據，其實利用Excel已經足以完成一些常用的教育統計，那時候我是使用Excel95自己輸入一些統計的公式，進行自己所需要的統計運算與圖表繪製，就一邊拿著教育統計的教科書，把上面所提到的統計公式轉成Excel的計算函數，使用上我反而覺得比這些專門的統計軟體簡單，因為對我這個不是學統計的學生，比較困難的反而是如何解釋統計數據背後所代表的含意，透過公式的輸入與重建，讓自己對所使用的統計方法有比較深入的一些了解。

等到畢業後，某天在書局看到一本專門介紹如何利用Excel進行統計分析的書，才知道微軟在Excel中加入一個『分析工具箱』增益集，這個增益集已經涵蓋很多統計的功能，可以省掉一些輸入公式的工作，在那一本書中除了介紹Excel『分析工具箱』增益集各種統計的功能，最棒的是，連這些統計運算背後所代表意義，作者(教統計學的一位教授)也做了說明。

現在Office2010仍然保留這個增益集，這個增益集預設是不啟用，使用者必須執行啟用這個增益集的步驟，才能在Excel2010使用這個『分析工具箱』增益集。

啟用的步驟如下：

1. 執行Excel2010

2. 在『檔案』功能區中，點選『選項』功能

叫出『Excel選項』功能表單，切換至『增益集』頁籤。

3. 在增益集頁籤中我們可以看到Excel2010目前啟用的增益集與安裝但是未啟用增益集有那些。

4. office增益集其實就是office的外挂程式，如果不常用的增益集也啟用，就會看到在啟動office軟體時會花比較長的時間，因為在啟動office程式時除了要啟動主程式，還要把這些增益集載入，尤其如果是用 script類型的程式語言寫的未編譯的增益集程式，要花更多時間在載入與執行上，會影響offfice的效能，所以在office的預設值，並不會將所有的增益集啟用，安裝與啟用是兩種層次，增益集可以安裝在系統上但不必啟用，而OFFICE的增益集可以有很多種型式，不同的office軟體支援不同的增益集檔案，例如Excel支援很多種類型的增益集，例如Excel增益集或com型式的增益集，像『分析工具箱』增益集就分類在Excel增益集，所以我們必須在增益集頁籤下方管理的下拉選單選擇『Excel增益集』選項，再按『執行』按鈕，叫出增益集表單。

5. 在增益集表單中，勾選『分析工具箱』，按下『確定』按鈕，這個增益集的功能按鈕會出現在Excel2010的『資料』功能區中，新增一個叫『分析』的子功能區，按鈕的名稱為『資料分析』。

6. 點選『資料分析』這個按鈕叫出『分析工具箱』的功能表單，可以在『資料分析』/『分析工具』下拉選單，選擇要使用的分析函數功能，按下『確定』即可叫出該功能的主表單，進行統計運算。

7. 像筆者目前最常用的是『等級和百分比』這個功能，因為每次學生考試之後，筆者都會做分數分佈的分析，利用這個功能就很方便，只要選好『等級和百分比』按下『確定』鈕。

叫出『等級和百分比』功能表單，在『輸入範圍』選擇分析的資料範圍。


舉例期末的學生的段考成績在$L$2:$L$78這個範圍，可以使用選取範圍的方式指定，也可以直接輸入範圍區域的位置參考，『分組的方式』我們選擇以逐欄的方式，『輸出選項』選擇輸出至新工作表，再按下『確定』鈕。

8. 輸出的結果如下：

這樣把原本我們必須先進行排序，再換算成百分比的動作一次完成。

結語：Excel在資料處理分析是一個相當不錯的工具，像現在各種正式考試普遍都會使用到電腦讀卡作答，為了讓學生熟悉作答的方式，在學校的一般段考也會使用電腦讀卡，使用電腦讀卡除了方便閱卷之外，也方便蒐集學生作答的結果，有了數位資料就方便利用電腦進行分析，找出學生學習的弱點進行補救教學。
通常讀卡機軟體會附加一些簡單的統計功能，不過我習慣拿讀卡的資料利用Excel來處理，筆者除了利用上面介紹『分析工具箱』增益集外，也依照自己的需求寫了一些統計的功能，這些功能我放在『資料處理過濾增益集』，這些功能是針對讀卡資料處理而開發，爾後再專文做詳細介紹。