ExcelMail3.1:如何批次寄送不同的附加檔案？

 
1.必須建立對應收件者的檔案目錄資料(如下圖)

2.在資料表先選取附件檔案目錄資料，再點選ExcelMail表單中[附加檔案]對應的[選取]按鈕，然後在[請輸入附加檔案選取區域的名稱]對話框中，輸入區域名稱。



3.如果只執行到上述步驟，則寄出信件時每位收件者會收到6個附加檔，這不是我們要的。我們要每位收件者只收到對應的附加檔案，要達到此目的，必須再做一個設定：勾選主程式表單下方[批次對應附加檔案]這個設定。勾選此設定，程式會要求重新再設定一次區域名稱，一樣再輸入一次名稱。程式會主動進行收件者與附件檔案的資料對應。



4.完成如下圖之設定，即可將附件檔案分別寄至收件者。


5.如果要快速建立附件檔案目錄資料，建議可以使用[資料處理過濾增益集]中的[WORD表單統計工具]\[讀取檔案目錄資料]功能，可以快速建立目錄資料。



6. ExcelMail所寄的附件檔案如果是中文檔名，不得超過12個中文字否則會出現亂碼錯誤。

ExcelMail 3.1 如何寄發對應收件者的Excel資料與產生類似合併列印的信件？

壹、從前文(ExcelMail 3.1 如何寄發一般電子郵件？)我們已經知道如何將Excel表格資料插入信件內容中寄給收件者，但如果我們希望收件者只收取到他本人對應的Excel資料(例如下圖公司的薪資表)，在ExcelMail中應該如何設定？

1.重複前文在信件內容加入Excel資料表的步驟，將薪資內容範圍選取，點選主程式表單上的[插入選取資料]對應之[選取]按鈕，在[請輸入插入資料選取區域的名稱]對話框中輸入區域名稱(如下圖，設定區域名稱為”薪資表總表”)。



2.然後在主程式表單下方勾選[批次對應插入選取資料]。然後執行測試寄信。



3.因為是寄給個人，如果不加抬頭(標題)，收件者可能無法了解資料的內容，所以在[加入欄位抬頭]對話框選擇[是]。



4.程式會詢問指定那一列為欄位抬頭，一般都是第一列，所以輸入預設值1即可。



5.收件者收到的內容如下圖所示。



以這樣的方式ExcelMail就可以作為薪資單的寄送系統。

貳、如何產生類似合併列印的信件？Word合併列印的功能可以將表格資料套至文件中特定的位置，以產生不同內容的文件，在ExcelMail中所提供[批次取代前文]的功能，一樣可以產生類似合併列印的功能，使每一位收件者收到的信件內容均不相同。
1.舉例我們要將收件者的名字合併至信件內容中，讓每一封信件內容對應不同的收件者，只要將抬頭(標題)內容放置信件中，如下圖中姓名的標題為name，我們只要在[信件前文內容]加入name這個字。



2.接下來設定ExcelMail [批次取代前文]的功能，選取要合併的Excel資料，點選[批次取代前文]對應的[選取]按鈕，在[請輸入批次取代資料選取區域的名稱]輸入對話框輸入區域名稱(如下圖)

 

3.完成設定(如下圖)，這樣在寄信過程中程式會自動將對應的姓名資料替代name這個字。

4.寄信的過程中，程式會詢問要替代的抬頭(標題)是那一列，通常都是第一列。



5.寄出的信件內容如下，name被對應的姓名資料取代了，就達到如同合併列印一樣的效果。

ExcelMail 3.1 如何寄發一般電子郵件？

         1.打開Excel程式，先建立收件者姓名與電子郵件地址資料，姓名一欄、電子郵件地址一欄，如下圖。

2.點選功能區[增益集]\[寄送電子郵件]

3.登入帳號如下圖


如果SMTP寄信需要認證請勾選[smtp需要認證]，如果要將登入的帳號密碼儲存在Excel檔案中，則勾選[記憶帳號密碼]。
4.登入成功後進入程式主畫面(如下圖)m



依序輸入[寄件者姓名]，選取工作表中[收件者姓名]資料欄位。



5.再點選程式主表單中[收件者姓名]對應之[選取]按鈕，依提示輸入收件者選取區的名稱，按下輸入表單的[確定]按鈕，即可建立收件者的資料。(如下圖)

建立後使用者可以透過[收件者姓名:]對應的下拉選單，找到收件者的資料，如果使用者要連續選擇收件者，請在選取範圍訊息表單，按[是]按鈕(如下圖)，則可以連續執行選取收件者姓名的資料，儲存在同一個選取區名稱。


6.選取收件者姓名後，再選擇[收件者E-MAIL地址]的欄位，只要選取該欄位的某一個資料格即可，不用全部選取，程式自動會依照[收件者姓名:]的選取資料對應其Email地址的資料。(如下圖)

按下輸入表單的[確定]按鈕，即可建立收件者的Email地址資料，如下圖



7.完成收件者與電子郵件地址設定後，接下來輸入[信件主旨:]，此部分可以直接在主程式表單中輸入，也可以在與收件者姓名同一個Excel工作表建立一欄對應的信件主旨資料，用選取的方式建立不同的對應主旨，或直接輸入信件主旨。(如下圖)

8.在[信件前文內容]輸入信件內容，接下來我們可以測試信件寄到使用者信箱的內容，按下表單右上角[測試寄信]，在[輸入郵件數]輸入框中輸入測試數目。(如下圖)



測試信件會寄至寄件者本身的信箱，在上述的例子寄件者的信箱eng@addinfactory.com ，打開此信箱看是否收到信件，檢查信件是否正確。(如下圖)



信件正確再按[開始寄信]。

9.如果要在信件中夾帶Excel資料，例如我們要將姓名資料寄給收件者，只要將工作表中姓名資料選取，在點選主程式表單上[插入選取資料]對應之[選取]按鈕，在[請輸入插入資料選取區域的名稱]對話框中輸入區域名稱，即可將選取的信名資料加入信件中。(如下圖)



注意：寄送的資料必須與收件者的資料在同一個工作表上，如果不同工作表將無法執行，使用者可利用夾帶附件的方式進行。且信件格式會以html的格式寄出，而不是純文字。我們執行測試寄信，看結果是否如我們所要，在測試的過程中，會出現[加入欄位抬頭]對話框，是指所寄的Excel資料表是否加上標題列，可以指定某一列為標題列，如果不含標題列請按[否]。(如下圖)



打開我們收到的測試郵件，已經將所要寄的Excel資料以表格放置信件中。(如下圖)

ExcelMail 3.1 郵件帳號設定

郵件帳號設定：
ExcelMail為寄信軟體，使用者必須提供一個可以使用SMTP伺服器寄信的帳號，為避免使用者不負責任濫發廣告信，使用ExcelMail必須提供1個POP3的帳號作為認證，啟用ExcelMail時會出現下圖之登入畫面，程式預設為中華電信的郵件服務。

使用者可以點選[設定]按鈕叫出[設定系統值]表單，進行設定。



SMTP伺服器主機名稱：請輸入您的寄件伺服器名稱或IP

SMTP伺服器連接埠：請輸入您的寄件伺服器服務的埠號，一般預設為25，不同的郵件服務商提供的埠號可能不同，例如
GMAIL的SMTP服務埠號為587。

POP3伺服器主機名稱：請輸入您的收件伺服器名稱或IP，一般郵件服務經常POP3與SMTP會是同一個主機名稱，但也有發信與收信是不同主機名稱，例如GMAIL的SMTP是smtp.gmail.com，POP3是pop.gmail.com 。

POP3伺服器連接埠：請輸入您的收件伺服器服務的埠號，，一般預設為110，不同的郵件服務商提供的埠號可能不同，例如GMAIL的POP3服務埠號為995。

SMTP伺服器主機回應時間：建議使用預設值，不要設太短的時間。

每次聯結最大的寄信量：建議使用預設值，如果設定太多可能被伺服器認定為濫發垃圾信。

信件編輯軟體：可以指定特定的文書編輯軟體，作為信件編輯軟體。

簽名檔：除了寄出是搜尋的網頁內容外，簽名檔內容會加入寄出的每封信件中。

smtp認證：如果使用的SMTP伺服器要求需認證，請勾選此選項。

smtp使用SSL：如果使用的SMTP伺服器使用SSL認證，請勾選此選項，例如GMAIL必須勾選此選項。

pop3使用SSL：如果使用的POP3伺服器使用SSL認證，請勾選此選項，例如GMAIL必須勾選此選項。

ExcelMail 增益集3.1:安裝與啟動

壹、     安裝：先將執行中的Excel與Word關閉，下載程式後解壓縮，再執行安裝程式setup.exe，依安裝精靈逐步執行安裝

點選下一步。



選擇同意授權合約才能繼續安裝。



請指定只安裝僅自己。



確認安裝。



執行安裝。



安裝完成。若使用者環境不符合ExcelMail執行所需的環境，會中斷安裝程序，使用者若未安裝.Net Framwork4.0，安裝程式會自動引導至微軟網站下載.Net Framwork4.0。

貳、     啟動：請打開Excel程式，以Excel2010為例，安裝成功開啟Excel2010會在功能區中出現[增益集]的功能區塊，點選[增益集]區塊應該會出現[寄送電子郵件]按鈕(如下圖)。

如果沒有出現表示沒有安裝成功，可以點選[開發人員]\[COM增益集]功能(如下圖)



檢視是否將增益集載入成功。(如下圖表示正確載入)



注意：[開發人員]此區塊預設是關閉，請點選[檔案]\[選項]\[自訂功能區]將[開發人員]選項勾選(如下圖)，按下[確定]即可看到功能區出現[開發人員]功能區塊，此區塊有很多協助開發人員的功能。

ExcelMail 3.1 功能簡介與執行所需環境

 

壹、     功能簡介
1.ExcelMail 增益集提供使用者直接在Excel軟體環境中進行寄送電子郵件的功能，程式主畫面如圖一。

(圖一)

2.使用者只要將收件者的電子郵件地址輸入Excel工作表中(如圖二)，即可作為通訊錄透過ExcelMail 進行寄信。

(圖二)

3.使用者可以將對應收件者的Excel資料透過ExcelMail插入選取資料的功能(圖三)，將選取的資料寄出而無須整個工作表或整個工作簿寄出。

(圖三)

4.透過ExcelMail篩選功能(如圖四)，使用者可以針對特定資料內容建立特定寄信對象群組，例如針對考試不及格的學生進行通知。

(圖四)

5.透過ExcelMail搜尋網頁的功能(如圖五)，可以將簡單的網頁資料直接寄送至收件者。
(圖五)

6.透過ExcelMail批次對應選取資料的功能(如圖六)，可以作為薪資單寄送或成績單寄送的工具軟體，每一個使用者只會收到屬於自己的資料。

(圖六)

7.使用者可在Excel資料表建立收件者不同的附件檔目錄資料，透過ExcelMail批次對應附加檔案功能(如圖七)，可以進行批次附件檔案寄送之功能，可以一次寄送不同之附加檔案給不同的收件者。

(圖七)

8.使用者可以透過ExcelMail批次取代前文的功能(如圖八)，寄送客製化的信件，讓收件者收到專屬於個人的信件內容。

9.使用者可以利用Word建立信件內容，透過ExcelMail 在Word的增益集功能將Word文件轉換為電子郵件內容。(如圖九)

(圖九)

10. 利用ExcelMail啟用批次word信件功能，結合ExcelMail批次對應選取資料的功能，讓使用者可以進行批次寄發不同內容的word檔、pdf檔與封裝檔案。

 

貳、     執行ExcelMail所需的環境：
作業系統Win XP 、 Win 7。
.Net Framwork 4.0
因ExcelMail為Excel增益集，所以使用者必須有微軟的 Excel 2007 或Excel 2010，如果是64bit的Excel 2010，則必須使用64位元版本之ExcelMail。

2013 Excel MVP 得獎謝誌!

感謝所有協助我得獎的朋友，謝謝大家!