ExcelMail應用簡介二(教育會考成績單PDF電子檔寄送範例)

因為疫情的關係，學校很多與學生相關的事務處理只能改為線上處理，例如畢業生的升學報名作業與考試成績單的發放，這次國中教育會考除了紙本成績單，心測中心還提供學生紙本成績單的PDF格式的電子檔，讓學校可以先把電子檔給學生，紙本等疫情穩定之後再請學生回來領。

這個想法是不錯，但是實務上學校如何在顧及資訊安全下傳給學生是一個挑戰，雖然每個學生的會考成績pdf檔心測中心都額外加上密碼保護，但是以資訊安全而言還是不適合大喇喇的放在網路上讓學生自行下載。

所以我是利用ExcelMail進行學生成績檔案的批次寄送，以下說明我的整個流程步驟。

1.首先蒐集九年級學生的電子郵件，拜這陣子遠端上課所賜，以新北市的學生應該都用過校務行政系統，新北市教育雲提供學生一個以校務行政系統帳號為帳號名稱的gmail郵件帳號，所以只要以公務需求請資訊組長協助提供全校九年級學生的校務行政系統帳號即可。(取得學生的自訂帳號大概像以下這個樣子，這個是示範自訂帳號資料不是真實資料，但是這不是學生的電子郵件地址，以新北教育雲所提供的gmail帳號格式是學生的自訂帳號+@apps.ntpc.edu.tw，所以還要將自訂帳號資料進行處理)

要自訂帳號資料加上@apps.ntpc.edu.tw字串可以用公式去完成，我是習慣直接用[資料處理過濾增益集]處理，這樣就建立好學生的電子郵件資料。

2.接下來要建立成績單檔案的目錄資料，也就是我們要建立電子郵件的附件檔案的目錄位址，我們在學生帳號的工作表新增一欄標題為"成績檔"，然後建立要寄成績檔案目錄資料。

假設心測中心給的學生成績檔名是以報名時的班級+座號，那麼901班01號的成績檔名為90101.pdf，我們預先在d磁碟區建立1個名為"會考成績"的目錄，再將所有學生的會考成績檔案集中放到該目錄，那麼901班01號學生成績檔的目錄就是d:\會考成績\90101.pdf，所以我們在"成績檔:"這個欄位建立每一位學生的成績檔案目錄資料可以這樣做，先把工作表上班級、座號這兩欄資料複製到I、J這兩空白的欄位上，在H2資料格輸入d:\會考成績\，在K2資料格輸入.pdf,然後在L2資料格輸入=CONCAT(H2:K2)。

接下來分別用自動填滿(將滑鼠游標移到資料格右下角，游標符號變十字連按滑鼠左鍵兩次即可快速自動填滿)將H、K、L填滿資料，完成目錄資料建立。

然後將L欄目錄資料複製，以值的選擇性貼到"成績檔"欄位，這樣就完成我們要寄信的成績檔附件資料。

，接下來我們就用ExcelMail進行寄件的步驟說明：

1.首先要選擇一個可以大量轉信的郵件伺服器，因為我要寄給全部學生一次要寄出400封，免費的郵件帳號的郵件伺服器通常會有所限制，以避免使用者濫發廣告信，所以我沒有使用gmail，而是與學校的資訊組協調，請資訊組設定學校的郵件伺服器允許轉發學校的辦公室電腦寄出的大量信件。

2.打開上述已建立的學生郵件資料Excel檔案，啟動ExcelMail增益集，登入郵件帳號密碼，開啟ExcelMail的主程式畫面，選擇收件者姓名、E-Mail地址、信件主旨與內容等，最後附加檔部分要選取我們建立好的成績檔案的目錄資料。

3.注意!!!選完[附加檔案]後，還要勾選[批次對應附加檔案]，如果沒勾選此設定，則所有學生都會收到全部學生的成績檔。勾完設定之後，程式會要求重新輸入名稱已便與原來的作區別。

我們輸入一個新名稱"會考成績"，[附加檔案]的設定會變成下圖所示，這樣每位收件者只會收到自己的成績檔

4.設定好之後，還是建議先[測試寄信]不要直接[開始寄信]，測試幾封確定沒有問題再正式寄出，我們測試5封看看結果如何？發現我們帳號收到5封帶有附件且主旨為會考成績單的信件。

打開第5封看看收件者是不是正確？附件檔案是否為正確？正確就可以開始寄信!

本文僅簡單介紹如何大量分別寄出每位收件者個人的檔案資料，ExcelMail更進階的功能，後續再做介紹!