如何利用『資料處理過濾增益集』分割地址資料？

註冊組開學都要進行學生資料建檔的工作，學生的聯絡地址與戶籍地址是其中一個重要資料，校務行政系統為了方便註冊組建立資料除了提供單筆新增修改的功能，也提供Excel格式的批次匯入，但是比較麻煩的是校務行政系統的Excel格式要求將戶籍地址或通訊地址依照下列欄位分別建立：

戶籍地址-郵遞區號

戶籍地址-縣市(請填入完整的縣市名稱)

戶籍地址-鄉鎮市區(請填入完整的名稱)

戶籍地址-村里(請填入完整的名稱)

戶籍地址-鄰(請填入半形數字)

戶籍地址-住址(包含路巷段號樓等)

雖然我們可以從學生入學管道或會考資料取得大部分高一新生的戶籍地址或通訊地址的電子檔，但是並不會依照上述欄位分割，而是全部在一個欄位如下

新北市中和區安平里130鄰中和路292巷21弄70號1樓

新北市土城區廷寮里136鄰永豐路255巷340號

新北市土城區埤林里350鄰學府路1段826巷40號11樓

新北市土城區頂福里19鄰中央路4段125巷2弄54號

新北市土城區日和里123鄰中央路1段299巷28號一樓

臺北市信義區莊敬路800號30樓

新北市板橋區公館里17鄰文化路1段385巷36號

新北市中和區興南路133巷16弄18號四樓

新北市樹林區柑園里28鄰大雅路303號24樓

新北市板橋區忠孝路10巷81號16樓

新北市板橋區九如里150鄰民享街224號21樓

 

在Excel中有提供『資料剖析』的功能

可以用分隔符號或固定的寬度來將地址分割，使用特定的分隔符號是可以用文字來將資料分割，但是沒有辦法只取得我們要的資料。而使用固定寬度分割資料的方法，如果提供資料者有依照地址書寫的順序規則提供，是有機會取得部分正確的資料，例如『縣市』或『鄉鎮市區』。但是因為地址資料是家長或學生提供給學校，經常不是完整的資料，有時會將一些地址內容省略或不按正常書寫順序，所以依照資料固定長度來分割不是很好的選擇，除了切完之後也許部分資料是正確，但是錯誤的部分要檢查出來是麻煩。

所以我在『資料處理過濾增益集3.8』的「正規比對資料過濾」\「工作表資料內容處理」中[用來取代符合篩選資料的字串]參數，新增一個#i#的參數選擇。

以下表為例，我們要將A欄的地址資料依序分割出"縣市"、"鄉鎮市區"、"村里"、"鄰"、"住址(包含路巷段號樓等)"，然後依序寫入B、C、D、E、F等欄

我們在「工作表資料內容處理」表單的參數設定如下

解釋一下[用來取代字串的規則]此參數是代表我們要取代的正規比對規則，舉例我們要在B欄寫入縣市資料，所以我們要比對地址資料把縣市資料找出來並用某一個字串來取代它，
"\w{2}市|\w{2}縣"這個比對規則代表的就是比對xx市或xx縣，\w{2}是代表任意兩個字，所以新北市或台北市或彰化縣都符合。

[用來取代浮合篩選資料的字串 ]此參數是用來取代符合[用來取代字串的規則]的字串，例如地址資料中的"新北市"符合篩選規則"\w{2}市"，則程式會用[用來取代浮合篩選資料的字串 ]此參數來取代這筆資料，如果[用來取代浮合篩選資料的字串 ]此參數輸入#i#，則代表是用是符合[用來取代字串的規則]規則的字串來取代，舉例地址是:"新北市中和區安平里130鄰中和路292巷21弄70號1樓"，則用上述的參數設定處理的最後結果整筆資料會被"新北市"三個字取代，這樣就可以達到將縣市資料分割的目的。

如果要分割"鄉鎮市區"資料寫入C欄，則參數可以如此設定

讀者可以自行試試看村里、 鄰、 住址(包含路巷段號樓等)的操作。

範例檔下載

如何批次在每個Excel工作表插入樞紐分析表？(『資料處理過濾增益集3.7』之『全部工作表批次工具』使用範例)

前言：Excel在學生資料處理上非常好用，以我擔任的行政角色經常需要一個班級分在一個工作表去進行處理，這時候如果能同步進行多工作表處理，可以省下很多時間，尤其像我服務的學校有6個年段100多個班，為此我設計了幾個多工作表處理的巨集程式。

以前陣子收到高三學生的第一次英聽成績為例，大考給我們的成績是全校高三的成績，成績格式如下(成績內容是電腦產生之假資料)：

 

學生個別會收到成績單，而老師們希望行政單位能夠給各班全班的成績並有等級人數的統計方便老師進行教學方析，如果是給全校各班的統計分析，以英聽成績來說處理不難，我們只要將報名序號利用Excel\[資料]\[資料剖析]以[固定寬度]切出班級與座號即可，再利用插入樞紐分析表進行簡單的分類統計，如下圖：

 

 

但避免不必要爭議，原則我們不會給老師全校的成績，只會給老師所任教的班級，所以我們要提供的是像下圖所示的資料：

 

 

要製作這樣的資料，首先我們要把各班的成績分開來，要進行分開的步驟可以參考這篇文章的影片資料處理過濾增益集3.5.1應用範例:如何快速分割工作表資料？，步驟都差不多只是分割的參數要改成下表：

 

 

執行分割後的結果如下圖，每班成績分在一個工作表上：

 

 

接下來只要在每個工作表上插入等級計數的樞紐分析表，一個個做太麻煩，所以我設計一個功能可以批次將每一個工作表加入指定欄位的計數樞紐分析表。點選『資料處理過濾增益集3.7』\『全部工作表批次工具』\[加入計數樞紐分析表]

 

 

程式會自動選取資料範圍並將第一列欄位標題擷取至[指定欄位進行計數]表單中，以逗號分隔。

 

 

我們只需要針對"等級"去進行統計計數，所以輸入值只保留"等級"，按下[確定]。

 

 

執行後即可在每一個工作表表插入計數樞紐分析表。

『資料處理過濾增益集』3.7版本發佈

這個版本將『格式設定』的功能改為『全部工作表批次工具』，將所有與批次工作表處理相關的功能集中於此。

『全部工作表批次工具』之下所有功能都是針對全部工作表或工作簿進行批次操作，這些都是因為業務上經常要針對多個工作表或工作簿之間操作或設定而設計出來的功能，因為本校的班級數100多班，要產生各班單獨的工作表或工作簿都是一件繁複的工作，有了這些工具可以節省很多的時間。有興趣的網友可以至http://www.addinfactory.com 增益集工坊下載。

VLOOKUP 函數與『資料處理過濾增益集』中『工作表資料擷取』功能的比較

VLOOKUP 函數是常用的查詢參照的函數，這個函數主要的功能就是比對一個區塊資料陣列的每一列資料的第1個資料，以取得該資料列成員資料，此函數的功能與『資料處理過濾增益集』中『工作表資料擷取』的功能相近，經常有網友問到為什麼還要設計一個Excel已有的增益集功能？我想針對這兩者做一個比較應該可以解釋網友的問題。

首先要比較之前，我先就兩者的使用方法舉個例子來分別說明；

假設下表為某班學生的成績(電腦產生假的資料，工作表1)

假設我們現在有下列這些學生的成績需要挑出，倒到別的工作表(假設為工作表3如下表所示)，這種工作在學校經常進行，如果筆數很多不適合肉眼搜尋，我們就必須透過軟體幫忙。

我們分別利用VLOOKUP 函數與『資料處理過濾增益集』的『工作表資料擷取』來完成這個工作。

首先說明利用VLOOKUP 函數來完成，步驟如下：

步驟1.選取工作表3中C2資料格，然後點選功能區中的[公式]\[插入函數]，叫出[插入函數]表單

步驟2.在表單中[搜尋函數]中輸入VLOOKUP或選取類別下拉選單選擇[檢視與參照]，然後在[選取函數]中選取VLOOKUP 函數，然後按下[確定]，叫出[函數引數]表單。

步驟3.在[函數引數]表單設定引數，以下針對引數說明

Lookup_value 是指要作為尋找資料列比對的值，這個值相當於列的索引的概念，也就是尋找的資料範圍中每一列的第1個值，可以輸入值或資料格參照，這個值原則是不能重複，如果重複VLOOKUP 函數只會比對出第1個找到的那一列，以本例來說Lookup_value 這個引數，我們必須選擇座號這欄的資料格為引數，如果有學生座號重複則只會呈現第1個出現的座號查尋的結果。
 

Table_array 是指要尋找資料列範圍陣列，以本例為學生成績的範圍參照(工作表1!A2:D38)，特別需要注意的是；範圍的第1欄為Lookup_value 引數比對的目標，所以搜尋資料範圍第1個欄位一定必須是含括Lookup_value引數中的值，如果沒有就會找不到，舉例如果我們把要挑選學生的姓名當成Lookup_value， 則Table_array的範圍必須改成(工作表1!B2:D38)，如果還是原來(工作表1!A2:D38)，則函數會以座號和姓名比對，這樣會搜尋不到或錯誤的資料。

Col_index_num 是比對到所要資料列位時要擷取的欄位，以本例我們要取得的是Table_array 中第3欄的資料(標題為『選擇』這一欄的資料)則Col_index_num的引數我們要輸入3。

Range_lookup 這個引數是一個邏輯值，如果省略或輸入True則VLOOKUP函數比對Lookup_value時，會找尋Table_array第1欄中最接近Lookup_value的值，如輸入False則會找尋完全相等的值。

整個引數設定後如下表

按下[確定]鈕即可得到計算結果。

步驟4.設定完C2的公式=VLOOKUP(A2,工作表1!A2:D38,3,FALSE)，我們可以利用Excel自動填滿的功能來快速完成，但是我們要搜尋的範圍是固定的，所以必須把Table_array引數(工作表1!A2:D38)改為(工作表1!$A$2:$D$38)這樣自動填滿時Table_array的範圍才不會變動，將引數改完之後將滑鼠游標移至工作表3的C2資料格右下角，等游標變成黑色十字，按住滑鼠左鍵不放向下拖拉執行自動填滿即可完成C欄的資料。

步驟5.以本範例我們尚須取得『總分』此欄位資料，所以我們必須在D2資料格中重複C2的步驟，然後Col_index_num的引數我們要輸入4，因為『總分』欄位在Table_array中是第四欄位。D2輸入的公式為=VLOOKUP(A2,工作表1!$A$2:$D$38,4,FALSE)，再執行自動填滿的步驟即可完成。

接下來我們示範用『資料處理過濾增益集』的『工作表資料擷取』來完成這個工作，為了區別Vlookup範例，新增『工作表4』將要擷取的座號姓名放到『工作表4』。

 

步驟1.點選Excel功能區[增益集]\[正規比對資料過濾]\[工作表資料擷取]，叫出[工作表資料擷取]表單。

步驟2.設定[工作表資料擷取]表單的引數，分別就各引數進行說明
參數1.[進行比對的條件範圍]:以本範例為例，請用滑鼠選取『工作表4』中『座號』與『姓名』兩欄資料所在之範圍，再按下[進行比對的條件範圍]對應的[選取]鈕，此引數是要撈取資料之條件，如同VLOOKUP函數中Lookup_value引數，不過因為VLOOKUP函數一次只能尋找一個值，所以Lookup_value引數只能設定1個值，而[工作表資料擷取]是進行批次比對，所以直接將要比對的範圍選取(工作表4!$A$2:$B$5)。

參數2. [進行資料寫入欄位]:以本範例此引數為設定要將篩選出來的資料，寫入『工作表4』的欄位，因為要篩選的是『選擇』與『總分』兩欄位的資料，所以選擇C、D兩欄的資料，點選[進行資料寫入欄位]對應的[選取]鈕，將引數帶入。

參數3.[資料比對範圍]：以本範例此引數如同VLOOKUP函數中的引數Table_array的第1欄，但不同的是[資料比對範圍]是可以多欄比對，不限定比對1個欄位，原則是欄位數要與[進行比對的條件範圍]選取的欄位數相同，所以我們選擇『工作表1』中『座號』與『姓名』兩欄資料所在之範圍。

參數4.[擷取資料的欄位或寫入之資料(以#為開頭)]：以本範例此引數如同VLOOKUP函數中的引數Col_index_num，也就是比對後要擷取之欄位，不同的是Col_index_num只能指定1欄，而[擷取資料的欄位或寫入之資料(以#為開頭)]可以選擇連續的多欄資料，原則是欄位數與[進行資料寫入欄位]所選的欄位數相同即可，所以選擇『工作表1』中『選擇』與『總分』兩欄資料作為擷取資料，使用者亦可以寫入固定的內容資料，即在[擷取資料的欄位或寫入之資料(以#為開頭)]引數輸入處輸入要寫入#號與內容，例如我要將篩選的資料寫入”得獎者”，則[擷取資料的欄位或寫入之資料(以#為開頭)]引數輸入處輸入”#得獎者”。

其他參數設定：[工作表資料擷取]表單的引數除了上述四個引數，另外在表單中央有六個比對方式的引數選擇，使用者可以透過以下幾個引數設定進行不同規則的擷取選擇。

以表單預設值為例，是設定在，與。
此設定代表；是以設定的[進行比對的條件範圍]作為比對的範圍，每一列為一筆比對條件，而勾選[每個欄位必須符合]則代表比對時每一列中每一格資料都要符合才算符合。然後符合比對的資料對應的列資料會寫至對應的寫入欄位，如果取消勾選[每個欄位必須符合]，則比對範圍中只要有欄位相符就會被篩選出來。如果勾選[採正規表示法比對]則比對時是採正規表示法進行表對，也就是說會將[進行比對的條件範圍]資料格中的資料當做正規比對的樣版進行比對。如果勾選[篩選不符合條件]則會將不符合的資料篩選出來，此只作用於與這兩種篩選方式。

如果是選擇，程式會要求輸入指定的列位。

程式會將[進行比對的條件範圍]中每一列當成一個篩選條件，[資料比對範圍]只要有符合條件的資料列，則該列資料對應的擷取資料會從指定的列逐筆寫入。

如果是選擇則比對方式是除了資料要符合外，資料列的順序也要符合才會被篩選出來，
步驟3. 要完成本範例的工作只要設定好參數1~4即可，其他參數設定使用預設值即可，按下『確定』即可。

 

VLOOKUP 函數與『工作表資料擷取』的比較

從上述兩者使用方法的介紹，整理兩者的功能比較如下：

1.    VLOOKUP 函數一次只能搜尋一個值，『工作表資料擷取』可以批次處理多欄位多筆資料搜尋寫入。

2.    VLOOKUP 函數一次只能用1個Lookup_value值比對Table_array第1個欄位，而『工作表資料擷取』可以用連續多個欄位做為比對條件與對象，所以『工作表資料擷取』可以透過設定多個欄位進行比對，避免因比對單一欄位有資料重複現象，只能搜尋到第一筆資料。

3.    VLOOKUP 函數在數值比對可比對最接近的值，而『工作表資料擷取』只能比對出相同值，但文字比對時『工作表資料擷取』提供正規比對的方式，VLOOKUP 函數沒有提供。

4.    當資料有異動時，VLOOKUP 函數能夠即時自動重新運算，但『工作表資料擷取』必須手動重新執行運算。

利用資料處理過濾增益集進行Excel檔案批次加密。

最近協助新北市直升分發作業，最後的結果要以電子郵件的方式寄送給各招生學校，為進行資料保護要將檔案加密，加密的密碼是以事先取得的某資料作為密碼。

Excel儲存檔案時可以選擇防止讀取與防止修改的加密，在儲存的功能畫面下點選[工具]\[一般選項]

 

可以在[保護密碼]與[防寫密碼]輸入密碼進行防讀與防寫的密碼保護。

 

 

但是如果要加密的檔案很多，要重這樣的動作就有點麻煩。

所以我把這個動作寫成一個巨集加在[資料處理過濾增益集]功能，讓使用者可以進行批次進行保護加密與防寫加密。

舉例有下列三個檔案要進行加密 ，可以依照下列的步驟執行

 

步驟1.先新增一個工作簿。

步驟2.點選[增益集]\[WORD表單表單統計工具]\[讀取檔案目錄資料]，將要加密的檔案目錄資料讀入新增工作簿的工作表中。

 

 

步驟3.在讀取檔案目錄表單中設定檔案類型為*.xlsx，然後在點選[讀取檔]

 

將檔案選取，點選[開啟舊檔]

 

 

程式會將檔案的目錄資料依選取的檔案先後順序寫入工作表

 

 

步驟4.將目錄資料選取(A1:A3)，再點選[增益集]\[資料型態轉換]\[批次轉換格式]。

 

 

步驟5.在[批次轉換檔案格式]表單中，點選[檔案位址資料]，將選取的檔案目錄資料帶入。

 

程式會提示下列訊息，選取的欄位資料的下一欄資料，程式自動認定為防讀密碼，再下一欄則認定為防寫密碼。

 

 

步驟6.因為我們還未建立密碼，所以在[批次轉換檔案格式]表單中按取消，然後將密碼欄位建立起來。如下圖所示我們可以幫每個檔案設定不同密碼。

 

步驟7.再點選[增益集]\[資料型態轉換]\[批次轉換格式]，將[批次轉換檔案格式]表單叫出來，重複步驟4~5然後點選[確定]鈕即可完成密碼設定

 

步驟8.完成設定後可以測試打開檔案1.xlsx，Excel會要求輸入密碼，只要在利用ExcelMail將檔案寄給收件者請收件者以事先約定之密碼打開。

 

如何檢視Excel 2007增益集安裝的狀態？

這是網友問的問題，如何知道安裝資料處理過濾增益集是否安裝成功？

步驟1.按下左上角[office按鈕]

步驟2.按下左下角[Excel選項]按鈕

 

步驟3.在[Excel選項]表單，按下左下角[增益集]按鈕，看看所安裝的增益集是否出現在[使用中應用程式增益集]。

 

 

如果有表示已安裝成功，在功能區中[增益集]區塊應該可以看到所裝增益集的功能。

 

 

如果所安裝的增益集是否出現在[非使用中應用程式增益集]的分類，表示安裝並未成功，可能的因素很多，可能增益集版本不對或某些元件出問題，如果是安裝不對的版本，例如Excel2007並沒有64位元版本，它只可安裝32位元的增益集，使用者安裝了64位元版本的增益集，雖然使用者已經將64位元增益集移除，但是移除時沒有以系統管理員身份執行增益集的安裝程式，可能會因權限不足，無法將機碼移除，導致後來雖然安裝正確32位元版本的增益集，office啟動時仍然無法載入正確的增益集版本，建議如果有此種情形：請再以系統管理員身份重新執行一次安裝了64位元版本的增益集，再以系統管理員身份重新執行一次移除了64位元版本的增益集，再以系統管理員身份重新執行一次安裝了32位元版本的增益集。

資料處理過濾增益集3.5.1應用範例:如何快速分割工作表資料？

在我負責的行政工作上最常處理的是學生的試務資料與測驗成績，為了方便經常要進行年級資料分割為班級資料，以下的影片就是示範利用『資料處理過濾增益集3.5.1』進行資料分割的工作。

如何快速分割工作表資料？

ExcelMail3.1進階建立收件者資料範圍(群組)的方法

ExcelMail除了直接選取收信者名單建立收件者資料範圍(群組)外，亦提供進階篩選建立收件者資料範圍(群組)之功能。舉例我們有以下學生複習考之工作表資料，然後我們要建立一個不及格成績收件者資料範圍(群組)。
 

可以依照下列步驟建立收件者資料範圍(群組)。

1.    點選[啟動篩選]

2.    在[選取符合篩選條件的收件者]表單，進行設定。

3.    在工作表中選取收件者姓名資料範圍，點選[收件者姓名]右側之[選取]按鈕。

4.    指定要進行篩選的資料欄位，程式會以姓名所對應之該資料欄位進行篩選，我們要篩選出英文不及格的學生，所以我們選取english這一欄。

5.    指定email對應的欄位，在這個範例email是在A欄

6.    這個功能提供兩種篩選方式，一個是正規比對篩選的方式，一個是數值比對篩選的方式，預設是採正規比對方式，以本範例篩選英語不及格者，我們可以在表單中[以正規表示法比對]輸入^[0-5]，此語法代表篩選第1個數字是0,1,2,3,4,5的值。

7.    輸入篩選語法後，其它參數先用預設值，直接按下表單下方[執行篩選]按鈕，篩選的結果如下，可以看到有兩位學生被篩選出來。然後在[輸入儲存範圍名稱]輸入收件者資料範圍(群組)名稱，然後再點選[儲存]鈕即可建立收件者資料範圍(群組)。

8.    如果希望採用數值篩選，請取消[用正規表示法比對]的勾選

在[數值比對以x代表資料格的值]輸入x<60。

9.    如果使用預設的儲存篩選資料範圍，則程式載入收件者資料時是依篩選時所得之資料位置，但篩選資料有所變動，例如英文不及格人數變動，並不會自動重新篩選，如果希望篩選資料變動時，程式能自動重新執行篩選規則，則必須勾選[以篩選規則儲存]則儲存篩選範圍的時候，會以篩選規則儲存，而非篩選結果位置儲存，當選取收件者資料範圍(群組)時會再自動重新執行篩選，如果資料會有變動，建議勾選此選項。如果勾選[自動篩選有資料範圍]則進行選取收件者資料範圍(群組)時會再自動重新設定選取篩選的資料範圍擴大至所有資料範圍。

在此範例我們在[輸入儲存範圍名稱]輸入”英文不及格學生”， 點選[儲存]鈕，回到程式的主表單，可以看到程式自動帶入篩選的收件者資料。

我們可以嘗試將資料中英文成績進行變更如下

然後重新點選[收件者姓名]與[收件者E-Mail地址]下拉選單，程式便會重新更新篩選的資料內容，將不及格的學生重新篩選出來，以範例而言原本只有兩位不及格，變動之後有四位不及格都在收件者的範圍內。

透過以上的說明步驟我們可以在ExcelMail中建立收件者的群組，最後記得要將工作簿儲存，因為ExcelMail會將篩選的結果暫存於Excel工作簿中，只有將Excel工作簿儲存才會真正儲存於硬碟或儲存裝置中，下次開啟工作簿時才能再使用所篩選的資料。

如何利用Excel 樞紐分析表功能快速統計各科補考人數？

在學校中最常遇到的問題就是統計人數，而補考是高中期末季節任務，過年前看到辦公室同事專心盯著螢幕口中唸唸有詞，原來是在算各科補考人數，要列印補考考卷，註冊組給了一個類似下圖一樣的Excel工作表(範例資料姓名非真實學生姓名)。

以前補考科目不多，同事直接用排序科目欄位的方式，將科目集中直接目視計算，隨著學生讀書風氣低落，今年補考人次創新高，看他還是用原來的方式計算，心想這樣的方法，不算的滿頭大汗，眼睛也要脫窗，就建議他用別的方法，其實在Excel只要用[樞紐分析表]功能，拖拉一下幾個步驟就可以算出來結果。

怎麼做？
第一步:先選取學生補考名單工作表。

第二步:點選[插入]/[樞紐分析表]

第三步:[建立樞紐分析表]表單出現時，不用作任何設定，只要按[確定]就好，因為Excel很聰明自動會把有資料的部分帶進來，然後在新的工作表上建立[樞紐分析表]。

按下[確定]之後，會產生下面的工作表畫面

第四步：接下來只要把[樞紐分析表欄位清單]中的[科目]欄位分別拖至[列標籤]與[Σ 值]兩個版面區塊，即可在工作表[樞紐分析表2]算出該各科補考的人數，如下圖。

簡單幾個步驟不到1分鐘就完成。

如何解執行Excel儲存格式『自動換列』功能，資料無法對齊的問題。

 

最近有位網友提出一個Excel問題，他要把下表A、B、C三個欄位的資料以字串的格式合併在1欄。

 

這個合併動作利用很容易完成只要在D2插入公式 = A2 & B2 & C2 ，再執行自動填滿即可，但是這個同事又提出1個問題，他希望合併之後的格式要像以下這個樣子，問他為什麼要這樣的格式？原因就是為了在Word中排版，因為版面的緣故只能留一欄給這三欄資料，但是又希望能清楚呈現這三欄不同類型的資料。

 

 

在Excel的『儲存格格式設定』有『自動換列』的功能。

 

但是如果在合併這一欄執行『自動換列』會變成以下的樣子，以長度來換行，並不會如我們所要的每一類資料一行的對齊換行。

 

 

所以並不是直接合併再自動換列就可達成我們的目的，必須告訴Excel自動換行要切在那個位置，而不是依照長度來換行，經過測試只要在合併時加入換行符號，Excel自動換行自然會以換行符號做為換行的位置，這個利用vba來做不難(插入vbLf )，但是對於不熟稔vba程式的網友可能不是很方便，所以要怎樣將換行加入合併的儲存格就是關鍵，在儲存格中插入換行符號，可以在儲存格輸入模式時，按住鍵盤Alt鍵再按Enter鍵即可產生換行的符號，但是要手動在每一筆資料插入換行符號，這太麻煩我們直接在資料中插入兩空白欄，如下圖所示。

 

 

然後在空白的B2與D2，輸入換行符號，會看到儲存格列高會變大(因為換行符號的原因)，如下圖。

 

 

再分別執行自動填滿，資料表會變成如下圖。

 

 

再F2中輸入公式  =A2&B2&C2&D2&E2 ，再對F欄位以F2為參照對像執行自動填滿，結果如下圖。

 

 

然後再選取F欄，執行『自動換列』的功能，即可得到我們所要的樣式，結果如下圖。